L’extranet d’une copropriété est géré par le syndic. Il a obligation d’actualiser tous les documents concernant la gestion de l’immeuble et de les rendre disponibles. Cette actualisation doit avoir lieu au moins une fois par an, au moins 3 mois avant l’assemblée générale de copropriété.

Qu’est-ce que l’extranet ?

La loi Alur exige aujourd’hui que les syndics de copropriété mettent à disposition des copropriétaires un extranet aussi appelé espace connecté de copropriété. C’est un espace en ligne, sécurisé, consultable à titre individuel grâce à des identifiants où sont mis à disposition les documents relatifs à la copropriété. Ces documents peuvent être téléchargés ou imprimés. Les syndics bénévoles ne sont pas tenus à la mise en place d’un extranet.

Quels sont les documents accessibles sur l’extranet de copropriété par les copropriétaires ?

Les copropriétaires doivent avoir accès aux documents concernant :

• les appels de fonds de charges courantes et les travaux, les fonds de prévoyance et l’avance de trésorerie ;
• la convocation, les états financiers, les différents PV ;
• le règlement de copropriété, le carnet d’entretien, le diagnostic des parties communes et le contrat de cogestion.

La loi Elan fixe dans ses textes la liste minimale des documents à fournir. Cette disposition ne sera applicable qu’à l’été 2020.

Il est à noter que ces documents sont aussi accessibles par le syndicat des copropriétaires.

Actualisation de l’extranet de copropriété : quand ?

Tous les documents qui concernent la gestion de l’immeuble et des  différents lots et qui sont présentés dans l’extranet doivent être actualisés au moins une fois par an par le syndic de copropriété. Celui-ci a obligation de le faire au moins dans les 3 mois qui précèdent  l’assemblée générale de copropriété annuelle afin que tous les copropriétaires aient le temps nécessaire pour en prendre connaissance.