Les clés de répartition correspondent aux éléments à respecter par le syndicat de copropriété pour la bonne distribution du montant des provisions auprès de chaque copropriétaire dans le cadre du règlement des dépenses relatives à l’administration de l’immeuble.
Catégories de charges et obligations
Le contexte réglementaire est posé par la loi du 10 juillet 1965. Les clés de répartitions doivent respecter cette loi et sont définies dans le règlement de copropriété.
Le calcul des clés de répartition est different selon qu’il s’agisse :
- De « charges générales » propres à l’administration de l’immeuble et qui sont d’ordre général, courant pour la copropriété. La répartition de ces charges est basée sur les quotes-parts propres à chaque lot détenu.
- De « charges spéciales », qui ne concernent pas nécessairement tout l’immeuble ou pas de manière homogène et qui de ce fait, doivent être réparties selon leur utilité en fonction des différents lots.
Par conséquent, il est impératif de catégoriser les charges en cohérence avec la loi du 10 juillet, afin de disposer de clés de répartition valides.
Charges générales et charges spéciales
Les charges générales font référence aux charges applicables de la même manière à l’ensemble des copropriétaires.
Elles concernent ainsi toutes les opérations qui sont de l’ordre de :
- Frais administratifs, de gestion et d’entretien : règlement des honoraires du syndicat de copropriété, assurances, règlements des éventuelles prestations mises en place comme le gardiennage, le nettoyage.
- Travaux relatifs à la structure (toit, façade, etc) ou aux commodités (chauffage, etc).
- Versements de cotisations pour les fonds de travaux.
Les charges spéciales, quant à elles, concernent toujours des frais associés aux éléments communs dans l’immeuble mais dont l’utilité est clairement différente selon les copropriétaires. C’est le cas par exemple des ascenseurs qui ne sont pas profitables aux personnes en rez-de-chaussée. Cette répartition fonctionne également pour le chauffage dont les charges vont être réparties en fonction des équipements dont dispose chaque lot ainsi qu’en fonction de leur surface.
Modifications et règles d’application
Les catégories de charges et clés de répartition associées figurent dans le règlement de copropriété. Celui-ci peut être modifié, tout d’abord dans le cadre d’une mise en conformité, d’un point de vue légal ou par rapport aux propriétés du bâtiment. Cette décision doit être approuvée en assemblée générale, sur la base d’un vote à majorité (article 24).
Dans d’autres cas, les modifications reposent sur un vote à l’unanimité. Enfin, en cas de non respect des clés de répartition, le syndicat se doit de procéder à une régularisation, laquelle peut être accompagnée de dommages et intérêts si un préjudice est rencontré par le ou les copropriétaires concerné(s) par l’erreur commise.